Cómo se usa Control de Horarios
Guía completa para el equipo y para administración: fichar, corregir, gestionar ausencias y dar de alta a un compañero — pensada tanto para formar a alguien nuevo desde cero como para consulta rápida el día a día.
Por qué fichamos
Desde 2019 la ley obliga a registrar la hora de entrada y salida de cada persona del equipo (RDL 8/2019), y la reforma en marcha endurece cómo debe hacerse: en digital, sin poder editarse libremente, y accesible para Inspección de Trabajo sin que nadie tenga que ir en persona a buscar un papel.
Control de Horarios se ha construido exactamente para eso. Lo importante para el día a día: una vez fichas algo, queda fichado — ni tú ni un administrador podéis borrarlo o sobrescribirlo. Si hay un error, se corrige con un motivo por escrito y el original se conserva igualmente. No es desconfianza hacia nadie: es el mismo criterio que exige la ley.
Fichar tu jornada
Accede al panel desde tu móvil
Entra en la dirección de tu negocio seguida de /staff/ con
el usuario y contraseña que te haya dado tu administrador. Pulsa la tarjeta «Fichaje».
Consejo: guarda la página en tu pantalla de inicio («Añadir a inicio» del navegador) y se abre directamente, como una app.
Ficha entrada, pausa de comida y salida
Hay cuatro botones: entrada, inicio de pausa, fin de pausa y salida. El panel solo deja pulsar el que toca según lo que ya has fichado hoy — el resto aparecen desactivados hasta que les llega el turno.
La hora la pone siempre el servidor en el momento de pulsar — nunca la escribes tú.
O ficha hablando por WhatsApp
Es una alternativa al panel, no algo aparte: escríbele al número de WhatsApp de tu negocio algo como «entro a trabajar» o «salgo a comer». Si tu teléfono está registrado como empleado, el bot te confirma la hora y te pide tu PIN de fichaje — un código de 4 dígitos distinto de tu contraseña del panel, que te da un administrador al darte de alta.
Si te equivocas de PIN tienes 3 intentos antes de que se cancele el fichaje. Y si cambias de tema en vez de mandar el PIN, la propuesta se cancela al momento y la conversación sigue con normalidad.
Importante: el PIN de fichaje es solo tuyo — no lo compartas. Es lo que demuestra que fuiste tú quien fichó, no solo que se usó tu teléfono.
Consulta tu histórico del mes
Debajo del resumen aparece cada fichaje del mes con su hora. Si alguno tiene la etiqueta «Corregido», significa que un administrador cambió la hora registrada — con un motivo obligatorio guardado. No puedes editar tus propios fichajes; si uno está mal, pide a un administrador que lo corrija.
Solicita vacaciones, baja o un permiso
En el formulario «Solicitar ausencia» eliges el tipo y las fechas. Verás el estado actualizado en la lista de abajo en cuanto un administrador la apruebe o la rechace.
Descarga tu propio informe
Los enlaces «Exportar PDF» y «Exportar Excel» del resumen mensual generan tu histórico completo del periodo — útil si necesitas justificar tus horas ante alguien fuera del negocio.
Gestionar el equipo
Entra en «Administración»
Con permiso de administrador verás un enlace extra, «Administración», junto a «Fichaje» en la cabecera. Desde ahí eliges a qué empleado estás mirando con el desplegable superior.
Corrige un fichaje con motivo
En la tabla de fichajes del empleado seleccionado, pulsa «Corregir» junto al registro erróneo, indica la hora correcta y escribe el motivo — es un campo obligatorio, la corrección no se guarda sin él. El fichaje original nunca desaparece: pasa a mostrar «Sí» en corregido, con quién lo hizo, cuándo y por qué, visible también para el propio empleado.
Verifica que la cadena no se ha tocado
Cada fichaje y cada corrección quedan encadenados criptográficamente al anterior de ese empleado — un sellado propio, sin depender de ningún proveedor externo. El enlace «Verificar integridad» recalcula toda la cadena y confirma que nadie ha tocado nada por debajo de la aplicación.
Resuelve las ausencias pendientes
Arriba del todo, si hay solicitudes sin resolver aparecen en una tabla con botones Aprobar / Rechazar por fila — no hace falta entrar en el detalle de cada empleado para verlas.
Ajusta la jornada y las horas extra
Cada empleado tiene una jornada semanal configurable (40h por defecto) — el resumen mensual la usa para separar horas ordinarias de extra. Si un mes hay horas extra, puedes anotar si se compensan en salario o en descanso.
Da acceso a Inspección de Trabajo
«Exportar todos» genera el histórico completo del equipo en PDF o Excel. Para una visita programada, «Modo inspector» genera un enlace temporal de solo lectura (4h, 24h o 7 días) — quien lo reciba consulta el histórico completo, ve si la cadena está íntegra y exporta él mismo, sin necesitar cuenta ni que tú estés delante. Revocable en cualquier momento.
Gestiona el equipo desde «Empleados»
El enlace «Empleados» abre estas acciones:
| Acción | Cuándo usarla |
|---|---|
| Nuevo empleado | Alguien sin cuenta todavía. Usuario, nombre, jornada semanal, teléfono opcional (para WhatsApp) y la casilla «Es administrador» si corresponde. La contraseña y el PIN se generan solos y se muestran una única vez. |
| Vincular PIN de WhatsApp | Añade o regenera el teléfono/PIN de un empleado ya existente para activar el fichaje por WhatsApp. |
| Hacer/quitar admin y dar de baja | Botones junto a cada fila. Dar de baja no borra nada — el histórico se conserva, simplemente deja de poder fichar o entrar. |
Quién puede hacer qué
Cómo cubre Control de Horarios cada punto de la ley
Útil si Inspección de Trabajo pregunta por qué el sistema funciona como funciona.
- Registro exclusivamente digital
- Fichar es la única vía de entrada del dato; no existe hoja de cálculo ni edición manual libre en ningún punto.
- Registro inalterable
- Un fichaje, una vez creado, no admite edición ni borrado — ni para el empleado ni para un administrador. Además, cada fichaje y cada corrección quedan encadenados criptográficamente al anterior (sellado propio, sin depender de un tercero): si algo se alterase por debajo de la aplicación, la cadena deja de cuadrar y «Verificar integridad» lo detecta.
- Trazabilidad de correcciones
- Cada corrección queda en un registro aparte: quién la hizo, cuándo, y el motivo por escrito — sin sobrescribir el original.
- Credenciales intransferibles
- Cada empleado tiene un PIN de fichaje propio para WhatsApp, distinto de su contraseña del panel, generado al azar y nunca compartido.
- Sin biometría
- El fichaje se hace con la sesión autenticada del empleado, o por WhatsApp con el teléfono reconocido más el PIN — nunca huella ni reconocimiento facial.
- Horas extra explícitas
- El resumen mensual separa ordinarias de extra según la jornada configurada, y anota si se compensan en salario o en descanso.
- Acceso remoto para Inspección
- Exportación completa en PDF y Excel, individual o de todo el equipo. El modo inspector añade un acceso temporal de solo lectura en tiempo real, sin que un administrador tenga que preparar ni enviar nada.
- Conservación mínima de 4 años
- Ningún proceso borra fichajes, correcciones ni la cadena que los encadena — el histórico se acumula indefinidamente por diseño.
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