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G Suite (Google App for Works) VS Microsoft Office 365 – ¿Cuál Elijo?

Office 365 vs Google Apps (o, como deberíamos llamarlo ahora, G Suite) … ¿Cuál es mejor? Esta es una pregunta que muchas empresas, tienen problemas para responder.

En este post voy a tratar de ayudar a decidir cuál es el mejor para tu negocio, comparando las dos suites de productos para la productividad en la empresa más usadas.

Sigue leyendo para ver cómo G Suite y Office 365 funcionan en las áreas clave: precios, características y facilidad de uso.

Vamos a explorar los pros y contras de cada producto en profundidad y explicar por qué, y cuando, puede que desees utilizar uno u otro. Comencemos a echar un vistazo a lo que estos productos realmente te permiten hacer.

Cómo elegir entre Office 365 o G Suite

¿Qué hacen Office 365 y G Suite?

Office 365 y G Suite son un conjunto de herramientas de productividad que te permiten realizar tareas administrativas “en la nube”. Hasta hace poco, G Suite se llamaba Google Apps for Work, y muchos usuarios usuarios todavía se refieren a la suite de productos de Google simplemente como Google Apps.

Tanto Office 365 como G Suite te permiten crear documentos, hojas de cálculo,  presentaciones y colaborar con los miembros de tu equipo o clientes en tiempo real, también proporcionan las funcionalidades de videoconferencia y almacenamiento en la nube.

Precios – Vamos a comparar los precios de Office 365 y G Suite

G SUITE

Elegir un plan G Suite es relativamente sencillo, ya que sólo hay tres planes disponibles:

Básico: €5 por usuario por mes (€50 por usuario por año si se paga anualmente)
Negocio: €10 por usuario por mes (€120 por usuario por año si se paga anualmente)
Enterprise: precios disponibles a solicitud de Google.

Con el plan Básico de G Suite tendrás:

  • Direcciones de correo electrónico comercial (tuempresa@tuempresa.com)
  • Llamadas de video y voz
  • Calendario compartido en línea
  • Documentos en línea (Docs), hojas de cálculo y Slides
  • 30 GB de almacenamiento en línea para sincronización y uso compartido de archivos
  • Sitios de proyectos (una forma de crear sitios web o intranet sencillos)
  • Controles de seguridad y administración
  • Soporte telefónico y correo electrónico las 24 horas del día.

En el plan “Business” de G Suite, además de lo anterior, tendrás:

  • Almacenamiento de archivos ilimitado (o 1 TB si su organización tiene menos de 5 usuarios)
  • Auditoría e informes sobre contenido y documentos compartidos de Drive
  • eDiscovery: correos electrónicos, chats, documentos y archivos
  • Archivos de correo electrónico / políticas de retención de mensajes

En el plan “Enterprise” de G Suite, obtendrás todas las características de los planes “Básico” y “Business” más:

  • Prevención de pérdida de datos para archivos y correo electrónico
  • Integración con herramientas de terceros
  • Controles avanzados de administración y seguridad
  • Informes adicionales sobre el uso del correo electrónico a través de BigQuery

Para la mayoría de los usuarios, la diferencia más significativa entre estos planes implicará el almacenamiento de archivos. Con el plan ‘básico’ de G Suite, los usuarios están restringidos a 30 GB de almacenamiento para archivos.

Pero, siempre y cuando haya 5 o más usuarios de G Suite en tu organización, no hay límites en el plan ‘Business’ (si tienes un plan ‘Business’ pero tienes menos de 5 usuarios, el almacenamiento de archivos está restringido a 1TB por usuario).

Es importante tener en cuenta que Google Docs, Sheets, Slides y Drawings, es decir, documentos creados con el conjunto de aplicaciones de Google en lugar de aplicaciones de terceros, no cuentan para el límite de almacenamiento de archivos de G Suite. Tampoco los archivos compartidos contigo por otros usuarios de Google Drive.

Es probable que los usuarios avanzados y las grandes organizaciones encuentren interesantes las características de e-Discovery que ofrecen los planes “Business” y “Enterprise”, que te permiten archivar todas las comunicaciones de tu organización según las reglas que definas. Esto puede ser útil si por razones legales necesitas almacenar un extenso historial de comunicaciones, o información sensible de tus clientes.

Sospecho que estarás un poco alarmado al ver que las herramientas de Backup sólo se incluyen con los planes de empresa más caros. Si deseas realizar una copia de seguridad de un plan “Basic” o “Business” G Suite, tendrás que invertir en una herramienta de terceros como Backupify, o usar una herramienta como IFTTT para almacenar tus datos en un backup como Dropbox.

MICROSOFT OFFICE 365

Opciones de precios para Office 365

Las opciones de precios para Office 365 son más complicadas, ya que existen versiones para el hogar, business, empresa y educación disponibles. Para este artículo me voy a centrar en los planes ‘Business’ y ‘Enterprise’, que son:

  • Business Essentials – €6 por usuario por mes
  • Business – €10 por usuario por mes
  • Business Premium – €15 por usuario por mes
  • Enterprise E1 – €8 por usuario por mes (requiere compromiso anual)
  • Enterprise Pro Plus – €12 por usuario por mes (requiere compromiso anual)
  • Enterprise E3 – €20 por usuario por mes (requiere compromiso anual)
  • Enterprise E5 – €35 por usuario por mes (requiere compromiso anual).

Diferencias entre los planes de Precios para Office 365

Como puedes ver, hay un montón de diferentes opciones para elegir con los 7 planes anteriores, pero debes tener en cuenta algunas cosas importantes, son las siguientes:

  • Los planes ‘Business’ te permiten pagar por mes.
  • Los ‘Enterprise’ no.  Tienes que pagar por adelantado durante un año.
  • Esto significa que si tu empresa tiende a reducirse o crecer a lo largo del año, los planes de “Negocios” serán los más adecuados para tu empresa.
  • Los planes ‘Business’ limitan el número máximo de usuarios a 300.
  • Todos los planes te proporcionan las versiones de escritorio de la suite de productos de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.), excepto los planes “Business Essentials” y “Enterprise E1”, que sólo ofrecen los servicios en línea.
  • Si tu motivación para elegir Office 365 es aprovechar las aplicaciones de escritorio, así como las características de la nube, asegúrate de evitar esos planes en particular (essentials y E1).
  • No todos los planes de Office 365 proporcionan a los usuarios una cuenta de correo electrónico; si deseas utilizar Office 365 como tu proveedor de servicios de correo electrónico, deberás evitar los planes “Business 365” y “Enterprise Pro Plus”.
  • Del mismo modo, los planes ‘Business’ y ‘Enterprise Pro Plus’ no ofrecen funcionalidad de calendario.
  • Los tres planes de “Negocios” mencionados arriba son un poco más baratos si te comprometes a pagar por adelantado un año.

¿Cuál es más barato Office 365 o G Suite?

Los planes G Suite y Office 365 directamente comparables son:

  • Los planes G Suite “Basic” (€5 por usuario al mes) y Office 365 “Business Essentials” (€6 por usuario por mes)
  • Los planes G Suite ‘Business’ (€10 por usuario al mes) y Office 365 ‘Enterprise E3’ (€20 por usuario por mes).

En esencia, hay un ahorro de €1 por usuario al mes con el plan “Básico” de G Suite a los Business Essentials de Microsoft.

Pero a un nivel más empresarial, el plan “Enterprise E1” de Office 365 llega a €10 más al mes que el plan de negocios G Suite (y tendrás que pagar por adelantado un año por el producto de Microsoft) .

Aunque los planes anteriores son ampliamente comparables, todavía existen grandes diferencias en áreas importantes como el almacenamiento de correo electrónico, el almacenamiento de archivos que tenemos que comparar.

Para llegar a una respuesta a la pregunta que es más barato, Google Apps vs Office 365 quizá lo mejor sea un examen más profundo de las características de cada producto y ver lo bien que satisfacen las necesidades de tu negocio.

Office 365 VS G Suite: Características

ALMACENAMIENTO

Si hablamos de planes “Básicos”, entonces Office 365 es un claro ganador: 1TB de almacenamiento con el plan “Business Essentials” comparado con 30GB de Google en su plan “Básico” (Además, Google también considera que los correos electrónicos ocupan espacio en este límite de 30 GB).

Sin embargo, si subes un nivel al plan G Business Suite, verás que los planes de Google vencen a todos los planes de Microsoft en el departamento de almacenamiento de archivos.

Con este plan obtendrás un almacenamiento ilimitado, que es extremadamente útil para cualquier empresa que tenga la necesidad de almacenar grandes archivos multimedia en la nube. Aunque el límite de 1 TB de Microsoft Office 365 (que se aplica a todos sus planes) suena muy generoso, te sorprendería ver lo rápido que puedes quemar 1 TB de almacenamiento si trabajas con vídeos o audio.

Dicho esto, si estás hablando de trabajar con documentos estándar y hojas de cálculo, un límite de 1 TB por usuario debe ser perfectamente adecuado para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Pero si tener un área de almacenamiento en la nube es tu principal preocupación, entonces es probable una victoria aquí para G Suite, siempre y cuando estés preparado para vivir con el plan más caro de €10 por usuario al mes.

Una cosa importante a tener en cuenta, es que el plan G Business Suite sólo te proporciona almacenamiento de archivos ilimitado si compras más de 5 cuentas de usuario. De lo contrario, estás restringido a 1TB por usuario. Esto es un poco una pena, ya que hace que la herramienta de Google sea menos útil para cualquier empresa con menos de 5 empleados.

Tanto Office 365 como G Suite te ofrecen la opción de comprar más almacenamiento por usuario. Según la información proporcionada por Microsoft, cada 1 GB extra en Office 365 cuesta €0.20 por usuario.

Con G Suite, por lo general sólo tendrás que preocuparte por los límites de almacenamiento si estás utilizando el plan básico o si estás en un plan de “Business” y, como he comentado antes, tienes menos de 5 usuarios.

Si estás en un plan “Básico”, hay varios niveles de opciones de compra de almacenamiento de datos adicionales que comienzan en 4 GB (€4 adicionales por usuario por mes) y suben a 16 TB por usuario (€1430 por usuario al mes!). Dependiendo de la cantidad de almacenamiento que necesites, puede resultar más barato actualizar simplemente a todos los usuarios de G Suites al plan de negocios que comprar un almacenamiento adicional a algunos usuarios.

Del mismo modo, si estás en un plan de G Suite con menos de 5 usuarios y estás alcanzando su límite de almacenamiento, puede resultar más barato comprar un par de nuevas cuentas que comprar almacenamiento adicional.

EMAIL

El plan más básico, el de €6 al mes del plan de Office 365 es considerablemente más generoso que el de G Suite cuando se trata de almacenamiento de correo electrónico, una bandeja de entrada dedicada de 50 GB está disponible aparte del resto de archivos de 1 TB.

En comparación, el plan de €5 por usuario al mes ‘G Suite Basic’ tiene un almacenamiento total de 30GB, correos electrónicos y archivos incluidos.

Gmail es genial, pero Outlook te ofrece muchas opciones cuando se trata de agrupar y clasificar el correo, algo que gmail supera con su capacidad de búsqueda avanzada, dónde clasificar puede sustituirse por una buena dinámica de búsqueda.

Sin embargo, si estás en el plan de negocios de €10 G Suite (y tienes más de 5 usuarios en su equipo), no hay un límite en tu tamaño de bandeja de entrada; Por el contrario, si quieres almacenamiento de correo electrónico ilimitado con Office 365, debes estar en el plan de €20 por usuario al mes de “Enterprise E3”, un costo que es el doble del plan equivalente de G Suite.

Las aplicaciones de correo electrónico que están disponibles, Gmail es robusto, rápido y muy fácil para encontrar mensajes con su potente funcionalidad de búsqueda (es Google).

También, dado su renombre hay una gama enorme de aplicaciones de terceros disponibles para ella que agregan todo un universo de funcionalidades.

Usar Outlook es una atracción clave de Office 365. En la mayoría de los planes de Office 365 tienes acceso a dos versiones de Outlook: una versión en línea, que está bien, pero Gmail probablemente es mejor en la mayoría de las características. Y una versión sin conexión, que es rica en funciones y ofrece mucha flexibilidad cuando se trata de clasificar, agrupar, etiquetar y administrar generalmente tu correo electrónico.

APLICACIONES

Aquí es donde las cosas se ponen bastante interesantes, y donde un montón de usuarios potenciales de Office 365 y G Suite se verán tentados en comprar Office 365.

Con la mayoría de los planes de Office 365 obtendrás todas las versiones de escritorio de sus productos, así como los basados ​​en la nube.

En esencia, puedes instalar las versiones completas de Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc. en tu equipo de escritorio y trabajar sin conexión en estas aplicaciones. A pesar de ser “el momento de la nube”, la mayoría de las empresas siguen enviándose archivos creados offline con estas aplicaciones, por lo que es un gran argumento tener versiones de escritorio de todo lo anterior disponible, para que tu equipo pueda trabajar fácilmente con estos archivos Formatos.

Otro argumento a favor de tener las aplicaciones MS instaladas es el número de funcionalidades disponibles. Es justo decir que las aplicaciones de Google son más básicas en términos de lo que pueden hacer que sus equivalentes de escritorio de Microsoft.

Si sueles hacer algunos números avanzados, Excel superará Google Spreadsheets, si deseas agregar un poco de “Arte inteligente” en un documento, tendrás que trabajar en Microsoft Word en lugar de en Google Docs; Y si necesitas animaciones de diapositivas en una presentación, Powerpoint hará un trabajo mucho mejor que Google Slides.

Sin embargo, esto no debería disuadirte completamente de usar G Suite, ya que es posible abrir documentos de Microsoft Office utilizando las herramientas para empresas de Google, e incluso guardar archivos creados con G Suite en formato de Microsoft Office.

El problema de trabajar de esta manera es que no siempre se puede conservar el formato exacto de los archivos de Office cuando se editan y se guardan con una aplicación de Google.

Si sueles dar mucho y variado formato en MS Office entonces no siempre vas a ser capaz de hacer eso con G Suite. Pero si sólo necesitas abrir de vez en cuando un archivo de MS Office, o enviar algo básico a un cliente en formato de MS Office, podrás trabajar con el conjunto de productos de Google.

La otra cosa a recordar acerca de las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office es que tienen que ser instaladas localmente. Esto significa que alguien en tu organización tendrá que ocuparse de este trabajo, y esta persona (o personas) deberían saber realmente lo que están haciendo.

En esencia, el uso de las aplicaciones de escritorio de Microsoft puede traer consigo algunos costos de TI ocultos (como mínimo, hay una implicación de tiempo: tu equipo tendrá que dedicar algunas horas a instalar y actualizar periódicamente las aplicaciones).

También hay algo más que quizás quieras considerar para que tu equipo tenga acceso a las aplicaciones de escritorio: el hábito o la naturaleza humana.

A la mayoría de las personas les gusta trabajar con herramientas con las que están familiarizadas y, dada la larga historia de los productos de Microsoft Office, es probable que tu equipo prefiera trabajar “como siempre”, con herramientas locales en detrimento a las nuevas formas de trabajar en la nube.

Esto posiblemente fomentará el trabajo “local” u offline a expensas del enfoque más colaborativo de la nube (y trabajar offline puede provocar algunos dolores de cabeza de seguridad también).

Por el contrario, si creas un entorno de trabajo en el que tu organización solo utilice aplicaciones basadas en navegador (como las ofrecidas por G Suite) que guardan los documentos en la nube, es posible que tus datos sean más seguros (siempre y cuando haya procedimientos de copia de seguridad) Y tu equipo es más probable que haga un uso más completo de las características del trabajo en equipo, la colaboración.

Por último, sobre el tema de las aplicaciones, no olvides que no hay nada que te impida utilizar G Suite y aplicaciones de MS Office combinándolas. Si quieres el almacenamiento en la nube ilimitado proporcionado por G Suite, pero quieres guardar documentos de Word en él, puedes comprar las versiones sin conexión de las aplicaciones de Microsoft que usas regularmente y guardar los archivos creados en ellas en Google Drive a través de Google Desktop Sync.

COLABORACIÓN

Una gran ventaja de trabajar en la nube son las posibilidades de colaboración que se abren. En lugar del dichoso “seguimiento de los cambios”, trabajar en el mismo archivo puede simplemente abrir un documento en un navegador y ver, en tiempo real, las ediciones que todos están haciendo.

Tanto G Suite como Microsoft Office 365 hacen este tipo de colaboración en línea sencilla, utilizando sus aplicaciones en línea. Además, ahora puedes utilizar las aplicaciones de escritorio de Microsoft para trabajar en documentos en tiempo real con otros miembros del equipo, pero algunos usuarios, entre ellos el columnista del Wall Street Journal, Geoffrey A. Fowler, han encontrado que puede ser una experiencia un tanto torpe, Como muestra el siguiente video:

Yo diría que la funcionalidad de colaboración en G Suite es un poco más fácil de usar que la de Office 365, posiblemente porque el producto es
  1. Menos características, un producto más simple.
  2. Que concebido con la colaboración como una característica clave (Office 365, ha evolucionado de ser un conjunto de aplicaciones de escritorio que cuenta con herramientas de colaboración).

Sin embargo, ambas suites de productos definitivamente te permiten colaborar con los compañeros de trabajo con eficacia.

A continuación se muestra un vídeo que resalta algunas opciones de colaboración de Google Docs:

VIDEOLLAMADAS

Tanto G Suite como Office 365 ofrecen la funcionalidad de videoconferencia: Hangouts y Skype respectivamente.

En mi experiencia he encontrado Skype para trabajar un poco mejor que Hangouts, parece que se cae menos. Pero también he hablado con otras personas que encuentran Hangouts más cómodo. Yo he terminado usando ambas herramientas para hacer llamadas o videollamadas.

Sin embargo, Office 365 es mucho más generoso cuando se trata de límites de participantes en llamadas de video. El número máximo de personas que pueden participar en una videollamada mediante Google Hangout es de 25; En Skype es 250. Y si estás buscando una funcionalidad eficaz de llamadas de voz en general, tanto en términos de llamadas de conferencia como de servicios generales de telefonía, Office 365 ofrece muchas más opciones… pero ten en cuenta que tendrás que estar en uno de los planes más costosos para aprovechar estas características.

SINCRONIZACIÓN

Tanto Office 365 como G Suite proporcionan aplicaciones de escritorio para sincronizar los datos locales con la nube y viceversa, OneDrive y Google Drive Sync, respectivamente.

Estas aplicaciones te permiten guardar un archivo en la nube que aparece en tu unidad local, o viceversa. Esto es útil para cuando desees trabajar en documentos sin conexión, o deseas realizar una copia de seguridad o cargar archivos locales en tu almacenamiento en la nube (lo malo de esto es que hace que tus datos sean menos seguros, si te roban el portátil por ejemplo, también se llevan tu información).

La opción de sincronización de escritorio de Office 365  facilita compartir un archivo con otros directamente desde el escritorio, esto es algo que Google Drive Sync, aún no hace. Simplemente haces clic con el botón derecho en el archivo y ves una opción para compartirlo con otros. Si quieres compartir un archivo en Google Drive, debes ir a la aplicación web para hacerlo, lo que puede interrumpirte el ritmo de trabajo.

APLICACIONES MÓVILES

Como era de esperar, hay aplicaciones para móviles (iOS y Android) disponibles tanto para G Suite como para Office 365, que te permiten acceder y editar tus archivos mientras te desplazas. Mi experiencia con ambos ha sido bastante positiva, sin duda es posible acceder a la información rápidamente en ambos conjuntos de aplicaciones con facilidad, pero tu salud se verá perjudicada si piensas editar gran cantidad de edición de hojas de cálculo, por ejemplo, en un dispositivo móvil.

La mayoría de los usuarios usarán la aplicación de Correo Electrónico para móvil. La Aplicación de GMAIL es brillante cuando se trata de buscar mensajes antiguos (como cabría esperar de una empresa especializada en motores de búsqueda).

La versión móvil de Outlook es un poco decepcionante, no es posible ordenar o agrupar el correo. Para ser honesto, ya sea G Suite u Office, yo uso Inkymail, una App que uso en el Iphone y en el Mac, no podría sobrevivir sin ella.

Lo bueno de las aplicaciones móviles de Google y Microsoft es que hacen que la edición de tu trabajo en cualquier lugar en el que no tienes acceso a Internet es muy sencillo, siempre y cuando guardar puedas guardar las ediciones, sigue leyendo para saber más sobre esto.

CARACTERÍSTICAS AVANZADAS DE OFFICE 365 Y G SUITE

Hay varias características que están disponibles en ciertos planes de G Suite y Office 365 que serán relevantes para los usuarios que tengan requisitos avanzados.

Las características comunes son estas:

  • Funcionalidad de construcción de intranet
  • Herramientas de E-discovery
  • Informes avanzados
  • Archivo de correo electrónico
  • Legal Holds en bandejas de entrada

Microsoft ofrece algunas funcionalidades avanzadas adicionales en sus planes más caros, incluyendo

  • Protección antivirus avanzada
  • Gestión de Derechos
  • Servicios de hosting de llamadas basadas en la nube

Es justo decir que puedes hacer uso de algunas funcionalidades avanzadas considerablemente más baratas con G Suite, por ejemplo, con sólo €5 al mes en Google consigues la funcionalidad de construcción de la intranet . Y las herramientas de e-Discovery, informes avanzados, archivado de correo electrónico y legal holds en las bandejas de entrada, vienen de serie en el plan de negocios de €10 por mes.

Pero si quieres aprovechar la mayoría de las funcionalidades mencionadas anteriormente utilizando Office 365, tendrás que tener en cuenta que sólo está disponible en los planes más caros – los de  €20 al mes.

SOPORTE TÉCNICO

  • Soporte telefónico 24/7 en español para los usuarios de G Suite y Office 365
  • Horas de apoyo en otros idiomas varían dependiendo del país.
  • También se ofrece soporte por correo electrónico para ambos productos.
  • Y hay varios foros de apoyo disponibles para ambos productos también.

INTERFAZ Y FACILIDAD DE USO

¿Qué es más fácil de usar, G Suite o Microsoft Office 365? ¿Qué producto viene con la curva de aprendizaje más empinada?

Lo siento, la respuesta correcta es “depende”.

Debido a la ubicuidad de las aplicaciones de Microsoft Office, hay un argumento sólido de que las personas que utilizan Office 365 probablemente ya estén familiarizadas con el funcionamiento del software de Microsoft y estén en una mejor posición para lanzarse con ellas.

Sin embargo, también podrías argumentar que las herramientas de productividad más sencillas incluidas con G Suite generan una curva de aprendizaje menos empinada para los usuarios que son nuevos en esto de colaborar en línea.

En términos de interfaces de usuario, las aplicaciones de Google se perciben menos “abarrotadas” que las que se incluyen con Microsoft Office, simplemente porque no están tan llenas de características.

Yo personalmente prefiero trabajar en Google Docs a la versión de escritorio de Word, porque no hay tiempo de carga y sólo unas pocas opciones de menú para ser distraído.

Mi documento de Google siempre se guarda en la nube y puedo seguir donde lo dejé en cualquier momento, en cualquier dispositivo.

La versión en línea de MS Word te permite trabajar de una manera similar, pero siendo un poco quisquilloso y en mi experiencia tarda un poco más de tiempo para cargar. Sin embargo, es indiscutiblemente mejor, como es de esperar, editar documentos de MS Office y guardarlos sin problemas de formato.

En última instancia creo que ambos productos son bastante sencillos de usar, si la edición de archivos de MS Office va a ser una gran parte de tu trabajo, entonces Office 365 te hará sentir en algo mucho más familiar, si la colaboración es tu preocupación, entonces G Suite es sin duda la apuesta ligeramente mejor.

TRABAJAR DESCONECTADO CON G SUITE Y OFFICE 365

Dado que G Suite está esencialmente diseñado para ejecutarse en un navegador, una pregunta clave que muchos usuarios potenciales de Google Apps suelen tener es “¿podré trabajar sin conexión?”. La respuesta es sí. En una computadora de escritorio, necesitará hacer dos cosas:

1) Asegurarse de que ha instalado el navegador Chrome de Google.

2) Cambiar la sincronización de archivos. Esto te permitirá acceder y editar documentos, hojas y diapositivas de Google sin conexión.

Los cambios que realices en ellos se sincronizarán con la nube cuando te vuelvas a conectar a Internet.

Con respecto a Gmail, hay una aplicación sin conexión disponible, que también requiere Chrome para ejecutarla, y de nuevo tendrás que asegurarte de descargar todo tu correo antes de trabajar offline. La aplicación sin conexión de Gmail es muy similar a la versión para móviles de Gmail, y es igualmente molesta, porque no puedes cambiar la vista de conversación.

También puedes trabajar sin conexión usando las aplicaciones móviles de Google. Sin embargo, debes dejar que G Suite sepa que quieres que un archivo en particular esté disponible sin conexión primero (marcando una opción que lo descargue a tu dispositivo móvil).

Con Office 365, la mejor manera de trabajar sin conexión en un equipo de escritorio es utilizar las aplicaciones de escritorio estándar junto con la versión de escritorio de OneDrive. Al igual que con G Suite, asegúrate de haber sincronizado todo con tu escritorio antes de desconectarte: puedes trabajar en cualquier archivo de Word, Excel, etc. y al volver a conectarte a Internet, los cambios que hayas realizado se sincronizarán.

Las aplicaciones para móviles de Office 365 también te permiten trabajar sin conexión, pero al igual que con las aplicaciones móviles de Google, primero tendrás que descargar los archivos a tu dispositivo móvil para acceder a ellos en cualquier lugar.

AMPLIACIÓN DE LA FUNCIONALIDAD DE G SUITE Y OFFICE 365

Si no estás satisfecho con las funcionalidades proporcionadas por las aplicaciones de G Suite y Office 365, hay dos formas de ampliar la funcionalidad de ambas suites de productos.

El primero, y el más simple, es mediante la instalación de un ‘addon’ a los productos. Tanto Microsoft como Google tienen tiendas en línea que ofrecen una amplia gama de aplicaciones para reforzar tus herramientas de productividad: el “Office Store” y el “Apps Marketplace”, respectivamente.

Hay más aplicaciones disponibles para Microsoft Office que G Suite: +1500 aplicaciones de Microsoft y  +750 de Google. Tanto las aplicaciones gratuitas como las pagadas están disponibles para ambos sistemas.

La otra manera de reforzar la funcionalidad de ambos productos es programar algo tu mismo. Si tienes el know-how, puedes utilizar las API de Microsoft o de Google para agregar una funcionalidad a medida al conjunto de herramientas de productividad elegido.

Puedes obtener más información sobre la API de Google Apps en el sitio de Google Developers. La información relevante acerca de la API de Microsoft Office se puede encontrar aquí.

G SUITE VS OFFICE 365: CONCLUSIONES

Después de leer este tocho sobre G Suite y Office 365, espero que tengas una idea más clara de por qué o cuando podrías elegir uno de estos productos o el otro.

Yo me concentraré en seis áreas para tomar una decisión final:

  1. La necesidad de que tu organización tenga que editar documentos de MS Office
  2. Tus requisitos de almacenamiento de archivos
  3. Tus requisitos de almacenamiento de correo electrónico
  4. La naturaleza de tu entorno de trabajo
  5. Implicaciones de TI
  6. Escalabilidad

Si trabajas en una organización que tiene que trabajar con archivos de MS Office con regularidad, y particularmente si necesitas usar la funcionalidad avanzada que ofrecen las aplicaciones de MS Office, la elección natural definitivamente será Office 365 (solo asegúrate de elegir un plan que incluya las aplicaciones de escritorio).

Aunque G Suite se puede utilizar para producir y editar documentos de MS Office, esta funcionalidad es limitada y puedes tener dolores de cabeza cuando intentas editar y guardar un documento de Office o una hoja de cálculo compleja con una aplicación de Google.

Dicho esto, G Suite te permite editar técnicamente los documentos producidos con Google Apps * y * aplicaciones de MS Office. Esto no lo hace Office 365.

Si tu organización envía y recibe una gran cantidad de correo, entonces podrías ir hacia un plan de negocios G Suite, ya que estos vienen con almacenamiento de correo electrónico ilimitado. Si tienes un presupuesto bajo, sin embargo, y el almacenamiento de correo electrónico es un gran problema para ti, verás que los planes de nivel “Básico” de Office 365 son considerablemente más generosos cuando se trata de almacenamiento de correo electrónico.

Si una gran cantidad de almacenamiento es tu preocupación primordial, entonces el plan de G Suite Business es difícil de discutir. Siempre y cuando tengas la intención de comprar 5 o más cuentas de G Suite, por €10 por usuario al mes, obtienes almacenamiento de archivos ilimitado y almacenamiento de correo electrónico ilimitado. Todos los planes de MS Office 365, incluso los más caros tienen un almacenamiento estándar de 1TB.

El entorno en el que esperas implementar G Suite y Office 365 también debe tenerse en cuenta en tu decisión. Si tu organización utiliza una amplia mezcla de dispositivos y sistemas operativos, entonces podrías hacer que la vida sea más fácil para tus usuarios mediante la instalación de G Suite, que está diseñado para ejecutarse en línea (idealmente en un navegador web, pero las aplicaciones están disponibles para todos los principales sistemas operativos Dispositivos).

Con G Suite, no importa si los miembros de tu equipo utilizan Mac OS, Windows, Linux, Chrome OS … todo se verá bien, se percibirá y funcionará de la misma manera. Pero si tu organización es totalmente basada en MS Windows, tienes mucho que ganar eligiendo Microsoft Office 365.

Implicaciones de TI: si bien siempre es una buena idea disponer de algún recurso de TI, la implicación en los costos de recursos e IT para implementar, mantener y dar soporte a G Suite será menor a la de Office 365, especialmente si se trata de aplicaciones de escritorio.

Y finalmente, la escalabilidad: los planes más asequibles de Office 365 (actualmente los de ‘Business’) llegan actualmente a 300 usuarios y los de Google no tienen límite de usuarios.

¡Es una decisión difícil! Pero espero que este artículo te ha ayudado a resolver el debate de Office 365 vs G Suite. Voy a hacer un resumen de algunas razones por las que podrías priorizar una solución sobre la otra.

Si tienes alguna duda o tienes algo que compartir de tu experiencia con estas herramientas, por favor, puedes hacerlo más abajo.

RAZONES PARA SELECCIONAR G SUITE ANTES QUE OFFICE 365

  • Almacenamiento de archivos: a €10 por usuario por mes, Google Unlimited Plan tiene un mejor valor en datos que la mayoría de los planes de Microsoft, ofreciéndote una cantidad ilimitada de almacenamiento en la nube (siempre y cuando compres 5+ cuentas G Suite ).
  • Es muy escalable: no hay límites en el número de usuarios, independientemente del plan en el que estés (los planes más baratos de Office ‘Business’ limitan el número de usuarios a 300).
  • G Suite fue construido como una solución centrada en la colaboración, y como tal, sus características de colaboración son sin duda más fuertes.
  • e-Discovery, herramientas de construcción de sitios, archivado de correo electrónico y retenciones legales en bandejas de entrada (entre otras funciones avanzadas) están disponibles por un costo mucho menor con G Suite.
  • Las interfaces de Google Apps están limpias y, siempre y cuando se utilice una buena conexión a Internet, las aplicaciones se cargan rápidamente (sin duda más rápido que los equivalentes de escritorio de Microsoft Office).
  • Es una buena solución para las empresas donde se utilizan múltiples dispositivos y sistemas operativos.
  • Hay un gran número de aplicaciones web de terceros que se integran perfectamente con las aplicaciones de G Suite y mejoran su funcionalidad.
  • El hecho de que todo esté basado en la nube puede alentar a los usuarios a utilizar la nube más, con todos los beneficios relacionados con la colaboración que esto trae.

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RAZONES PARA ELEGIR OFFICE 365 ANTES QUE G SUITE

  • La mayoría de los planes de Office 365 vienen con versiones de escritorio de las aplicaciones de Microsoft Office, lo que hace que el producto encaje mucho mejor para cualquier organización con clientes que esperan poder enviar, recibir y editar archivos de MS Office sin dificultad. Este es, desde mi punto de vista, el argumento más fuerte para elegir Office 365.
  • Las cuotas de almacenamiento de archivos y almacenamiento de correo electrónico en el plan de nivel de entrada de Office 365 son mucho más generosas que las proporcionadas por el plan de nivel de entrada de G Suite.
  • Outlook te proporciona un medio fácil para ordenar y agrupar el correo.
  • Puede tener más participantes en una llamada de Skype que en un Hangout.
  • Las opciones más avanzadas de gestión de llamadas telefónicas están disponibles con Office 365.
  • Es más fácil compartir archivos en computadoras de escritorio con la aplicación de sincronización de OneDrive de Microsoft que con el equivalente de Google Drive.
  • La funcionalidad más avanzada con respecto a la protección antivirus y la gestión de derechos está disponible con MS Office 365 (por un precio, ojo).
  • Office 365 puede proporcionar un ajuste natural para las empresas que están exclusivamente basadas en Windows.
  • Hay más aplicaciones disponibles para ampliar la funcionalidad de Office 365.

Y como todo no va a ser Microsoft y Google, aquí os dejo una alternativa para usar otra herramienta.

ALTERNATIVA A OFFICE 365 Y G SUITE

Las principales alternativas a Office 365 y G Suite son probablemente el paquete de productos iWork de Apple y Open Office.

IWork es un buen conjunto de herramientas de productividad “limpias”.

Como con las aplicaciones de G Suite, encontrarás una interfaz más minimalista que en MS Office. Al igual que Office y G Suite, puedes utilizar iWorks en un navegador, en cualquier dispositivo y colaborar en tiempo real con otros usuarios.

Las aplicaciones de escritorio (Pages, Numbers y Keynote) también están disponibles, pero sólo funcionan con productos de Apple. En términos de costos, la edición del navegador de iWorks es gratuita, pero necesitarás pagar por el almacenamiento de iCloud. Las aplicaciones de escritorio cuestan entre €10 y €20 cada una. (Gratuitas cuando compras un producto nuevo de Apple, como por ejemplo un MAC Book Pro o un MAC Book Air).

Open Office es una suite de software de oficina abierta de código abierto para procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones, gráficos y bases de datos. La buena noticia es que es completamente gratis, la menos buena noticia es que no hay una versión oficial en la ‘nube’ del software.

Si estás particularmente interesado en usar Open Office, sin embargo, algunas funcionalidades de la nube estarán disponible para ti con Rollapp, una “plataforma de virtualización de aplicaciones en línea”, que en teoría al menos te permite ejecutar cualquier aplicación en cualquier dispositivo en un navegador web .

¿Quieres que te ayudemos con tu toma de decisión? ¿Quieres implantar alguna de estas herramientas? Contacta con iMorillas y te ayudaremos.

 

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