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Curso de G Suite en Español

Configuración y Alta de Usuarios en G Suite

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En este módulo, aprenderá a aprovisionar y administrar usuarios en su dominio G Suite. Los ejercicios cubren cómo añadir nuevos usuarios de varias maneras y cómo configurar los ajustes de usuario, los privilegios y la autenticación.

Información importante antes de empezar:

1. Acerca de las contraseñas de usuario

En estos ejercicios, como administrador de G Suite, usted tiene control sobre las contraseñas de los usuarios. Para evitar confusiones o el bloqueo de una cuenta, es mejor mantener una política coherente para la creación de contraseñas. (Esto no es un problema en una situación del mundo real; sus usuarios, no usted, establecerán sus contraseñas la primera vez que inicien sesión.

Para estos ejercicios, la contraseña predeterminada para todos los usuarios nuevos es hellohello1, a menos que elija la opción de contraseña temporal generada automáticamente.

Para mantener la coherencia y evitar contraseñas olvidadas durante estos ejercicios, sugerimos cambiar las nuevas contraseñas de usuario por G00gleapps (con ceros en lugar de la letra O) durante el primer proceso de inicio de sesión. Siéntase libre de elegir su propia contraseña nueva, pero recuerde tomar nota de ella!

2. Acerca de las licencias de usuario

La cuenta de prueba gratuita de G Suite que está utilizando para este curso es gratuita para un máximo de 10 usuarios.

Añadiendo usuarios a G Suite

Cada persona de tu organización necesita una cuenta de usuario para utilizar los servicios de Google. Una cuenta proporciona a un usuario un nombre, una contraseña para acceder a los servicios de Google y, si su empresa utiliza Gmail, una dirección de correo electrónico. Cada usuario que añada requiere una licencia de usuario.

La implementación de un dominio G Suite a menudo se realiza en fases. En cada fase de implementación, se añaden diferentes tipos de usuarios en función de su enfoque particular y sus necesidades únicas. La primera fase de la implementación consiste en agregar a los usuarios técnicos de TI para que puedan comenzar a utilizar G Suite y alinear la configuración con las políticas de TI de su organización.

Recursos para usar con estos ejercicios

  • Agregar usuarios individualmente
  • Agregar varios usuarios a la vez

Agregar Usuarios Individualmente

1. Inicie sesión en la consola de administración de G Suite de su dominio como usuario administrador utilizando el formato firstname.lastname@yourdomain.com

2. Desde la página de inicio de la consola de administración, vaya a Usuarios, pase el ratón por encima del botón “Más” y seleccione Añadir nuevo usuario.

Debido a que se trata de un dominio nuevo, sólo hay una organización (Org), la matriz, que lleva el mismo nombre que el dominio. Añadiremos más orgs más tarde, pero por ahora, podemos añadir a Pepito.

Obtenga más información sobre cómo agregar usuarios individualmente.

3. En el cuadro de diálogo Crear un nuevo usuario que aparece, cree la cuenta de usuario Administrador de TI de su empresa, introduciendo la siguiente información. Esta información es visible en la consola de administración y en los contactos de Gmail:

Nombre: Pepito
Apellido: Pérez
Dirección de correo electrónico principal: pepito.perez@yourdomain.com

Nota: Si su cuenta tiene varios dominios asociados, utilice la lista desplegable Dominio (junto a @) para ver los dominios disponibles. El dominio que seleccione será la parte de la dirección de correo electrónico del usuario que aparece después del símbolo @.

Cada cuenta de usuario requiere una contraseña. Puede asignar una contraseña temporal generada aleatoriamente o establecer manualmente una contraseña temporal. De cualquier manera, el nuevo usuario lo cambiará al iniciar sesión por primera vez.

Para esta lección, simplemente debe permitir que se le asigne una contraseña temporal.

4. Haga clic en Crear nuevo usuario para generar la cuenta de Pepito.

Felicitaciones! Has añadido tu primer usuario en tu nuevo dominio! Observe el enlace Mostrar contraseña en el cuadro Nuevo usuario añadido que le permite ver la contraseña temporal generada.

5. (Opcional) También puede agregar más información de perfil para Pepito mientras se encuentra en el cuadro Nuevo usuario agregado, como sus datos de contacto y de empleado.

Para realizar cualquiera de las siguientes acciones, haga clic en Más acciones y elija una opción, o haga clic en Listo:

  • Añadir este usuario a un grupo
  • Editar la información de contacto y de empleado de este usuario
  • Enviar por correo electrónico o imprimir la información de acceso del usuario para entregarla al nuevo usuario (utiliza una dirección de correo electrónico a la que el usuario tenga acceso actualmente, no a su nueva dirección de Gmail).

6. Ahora que tiene un usuario, puede investigar algunas de las opciones específicas del usuario.

7. Busque el nombre de Pepito en la lista Usuarios, haga clic en su nombre y, a continuación, en Seguridad.

8. En la sección Requerir cambio de contraseña, asegúrese de que la configuración esté activada para que Pepito tenga que restablecer su contraseña una vez que inicie sesión.

Agregar varios usuarios a la vez en G Suite

Has aprendido a añadir usuarios manualmente; sin embargo, si quiere añadir muchos usuarios a la vez, este método lleva bastante tiempo.

Veamos cómo subir muchos usuarios a la vez.

Nota: Esta tarea requiere estar registrado como super administrador. Para obtener más información, véase Añadir varios usuarios a la vez.

Por ejemplo, Tiene esta lista de usuarios en excel, que le enviará un cliente o un compañero de empresa para que dé de alta a todos los usuarios con email de su empresa:

Nombre Apellido email contraseña cargo
Antonio Pérez antonio.perez@tudominio.com G00gle2019 Ventas
Pepito Pérez pepito.perez@tudominio.com G00gle2020 Compras
Jose Juan Monero jose.juan.monero@tudominio.com G00gle2021
Atención al público
Antonio Soler antonio.soler@tudominio.com G00gle2022 Propietario

1. Inicie sesión en la consola de administración de G Suite de su dominio como usuario administrador utilizando el formato tu.nombre@tudominio.com

2. Desde la página principal de la consola de administración, vaya a Usuarios, pase el ratón por encima del signo Agregar nuevo usuario más (+) , y seleccione Usuario de carga masiva.

En el cuadro de diálogo Usuarios de carga masiva, descargue la plantilla CSV (valores separados por comas) de muestra en su máquina local con las cabeceras con el formato adecuado. Deje esta caja de diálogo abierta para (más tarde) cargar el archivo después de la edición.

Introduzca la información de los usuarios

3. Abra el archivo CSV en una aplicación de hoja de cálculo, como Google Sheets o Microsoft Excel. Para abrir en Google Sheets, suba el archivo a su unidad y seleccione Abrir con Google Sheets.

4. Edite el archivo para agregar los datos del usuario. Copie la información de usuario en el archivo CSV desde la tabla que Alex proporciona.

El archivo contiene una columna para cada atributo que aparece en el perfil del usuario en la consola de administración y en los contactos de Gmail.

Nota: Debe introducir valores en las columnas Dirección de correo electrónico, Nombre, Apellido y Contraseña; esta información es obligatoria para cada usuario. No olvides actualizar el dominio en las direcciones de correo electrónico. Las otras columnas no son obligatorias, por lo que puede introducir valores o dejarlos en blanco. Sin embargo, Alex también ha proporcionado una columna para el Título del Empleado que requiere información para completar.

Subir el archivo

5. Una vez finalizada la edición, guarde una copia del archivo CSV (en formato de archivo CSV) en su equipo local.

Para ello, haz clic en Archivo > Descargar como > Valores separados por comas (.csv, hoja actual).

6. Vuelva al cuadro de diálogo Usuarios de carga masiva, haga clic en el botón Adjuntar CSV y busque la hoja de cálculo editada que acaba de guardar localmente.

De forma predeterminada, la casilla Requerir al usuario que cambie la contraseña en el siguiente inicio de sesión está activada. Esto requiere que el usuario cambie la contraseña genérica que introdujo en la hoja de cálculo.

7. Haga clic en Cargar para iniciar la creación de las cuentas de usuario.

Si el archivo tiene errores de formato, se le pedirá que vuelva a editarlo. Revise la lista de errores comunes.
Si tiene éxito, una barra de estado le preguntará cuántos usuarios serán cargados y se le enviará un informe completo cuando esté completo.

8. Ve a la bandeja de entrada de Gmail de tu cuenta de administrador (firstname.lastname@yourdomain.com) y busca el informe de correo electrónico de la carga masiva.

En la consola de administración, revise la lista de usuarios y explore la configuración de usuario. (Esto puede tardar un par de minutos en aparecer.)

Felicitaciones! Has subido varios usuarios a la vez! Si está subiendo más de 500 cuentas de usuario, puede optimizar la experiencia dividiendo sus subidas en lotes más pequeños.

Nota: Las nuevas cuentas de usuario pueden tardar hasta 24 horas en aparecer en el directorio de dominios en el que se pueden realizar búsquedas.

Sincronizar/importar usuarios de Microsoft a G Suite

Si su organización tiene un directorio grande y preestablecido, Google Cloud Directory Sync (GCDS) es una herramienta segura que proporcionamos que puede ayudarle a sincronizar sus usuarios con su dominio. GCDS le permite sincronizar sus datos de usuario en su dominio con su servidor Microsoft® Active Directory® o LDAP. GCDS se asegurará de que los usuarios de Google, los grupos y los contactos compartidos estén sincronizados para que coincidan con la información del servidor LDAP. Los datos nunca serán modificados ni comprometidos.

Nota importante: Debido a que no podemos proporcionar una instancia de práctica y asegurarnos de que todo el mundo pueda practicar el uso de GCDS durante esta formación, y también requiere una configuración avanzada y más compleja, utilice la siguiente información para obtener más información sobre GCDS. Si su organización desea obtener más información sobre la configuración de su instancia mediante GCDS, póngase en contacto con nuestros canales de soporte.

Lea detenidamente lo siguiente

Paso 1: Familiarizarse con el GCDS

Este artículo del centro de ayuda le ayudará a comprender: a) cómo funciona el GCDS; y b) los beneficios clave del GCDS.

Después de leer este artículo, su organización debería ser capaz de evaluar la necesidad de utilizar GCDS.

Paso 2: cómo instalar y preparar el uso de GCDS

Los pasos descritos en esta serie de artículos le explicarán cómo descargar GCDS y también cómo preparar su sistema actual para utilizar el conjunto de herramientas.

Recuerde, primero debe asegurarse de que su sistema cumple con los requisitos del sistema.

A medida que lea estos pasos del centro de ayuda, asegúrese de que está viendo cada uno de los puntos que se aplican a su sistema actual.

Paso 3: Configure su sistema para utilizar GCDS

Al configurar sus sistemas, recuerde que GCDS sincronizará todos los datos y ajustes de usuario que configure. Es importante que estos pasos se ejecuten cuidadosamente, y este es un proceso más avanzado e intensivo.

En este artículo se describen todos los datos que se pueden sincronizar mediante GCDS. Tenga en cuenta los datos que no se pueden sincronizar. También, aproveche los otros artículos que están enlazados aquí para aprender más.

Gestionando usuarios – Tareas básicas con G Suite

Con un Alias podrás recibir emails en otra dirección de correo electrónico, es muy útil para no tener varios usuarios que se reciben en una misma bandeja de entrada. No obstante, deberá seguir usando la cuenta principal de usuario para:

  • Iniciar sesión en G Suite
  • Envía y recibe invitaciones del calendario
  • Sincroniza con tu dispositivo móvil
  • Compartir archivos y sitios de unidades de Google

Dar de alta un Alias para un usuario de G Suite

1. Inicie sesión en la consola de administración de G Suite de su dominio como usuario administrador utilizando el formato firstname.lastname@yourdomain.com

2. Desde la página principal de la consola de administración, vaya a Usuarios.

3. Localice el nombre de la persona a la que quiere añadir un Alias en la lista de usuarios, haga clic en su nombre y en la tarjeta de información de usuario.

4. Haz clic en la sección Alias de correo electrónico.

Cambiar o resetear un password para un usuario o varios usuarios

1. Inicie sesión en la consola de administración de G Suite de su dominio como usuario administrador utilizando el formato firstname.lastname@yourdomain.com

2. Desde la página principal de la consola de administración, vaya a Usuarios.

3. Acceda a la función de restablecimiento de contraseña de una de estas dos maneras:

  • En la lista de usuarios, haga clic en el nombre de usuario para resetear la contraseña. Cuando se haya cargado su página, haga clic en el icono Restablecer contraseña a la izquierda.
  • En la lista de usuarios, pase el ratón por encima de Tim Lee y vea las opciones disponibles que se muestran. Haga clic en Restablecer contraseña.

4. En el cuadro de diálogo puedes hacer lo siguiente con la contraseña:

  • Rellena una contraseña temporal o haz clic en Generar contraseña automáticamente para que Google cree una para ti.
  • Compruebe la casilla Solicitar un cambio de contraseña en el siguiente inicio de sesión en el siguiente cuadro de inicio de sesión.
  • Haga clic en Restablecer > Listo.

5. Proporcionar al usuario nueva información de inicio de sesión. Si has auto-generado la contraseña, habrá una opción para mostrar la contraseña.

La próxima vez que el usuario inicie sesión, se le pedirá que proporcione la contraseña actual e introduzca una nueva.

Cuando ingresan la contraseña, el campo Fuerza de la contraseña evalúa el nivel de seguridad de la contraseña.

Cambiar el nombre a un usuario en G Suite

1. Recuerde que el usuario debe desconectarse de su cuenta de G Suite.

2. Inicie sesión en la consola de administración de G Suite de su dominio como usuario administrador utilizando el formato firstname.lastname@yourdomain.com

3. Desde la página principal de la consola de administración, vaya a Usuarios.

4. Buscar o navegar para encontrar al usuario. Si ha creado una estructura organizativa, seleccione la organización a la que pertenece el usuario.

5. En la lista de usuarios, pase el ratón por encima del usuario que quiere resetear y haga clic en Renombrar usuario a la derecha.

6. En la ventana de diálogo Renombrar usuario, lea el mensaje de advertencia e introduzca lo siguiente:

Nombre: xxxxx (cambiar a)
Apellido: Xxx
Correo electrónico principal: xxxxxx.Xxx. Este es el nombre de usuario que usará para iniciar sesión en G Suite.

7 Haga clic en “Renombrar usuario”

NOTA: Recuerda hacer un nuevo alias para el antiguo nombre o dejará de recibir los emails que van a esta cuenta de usuario antigua.

Suspender a un usuario en G Suite

1. Inicie sesión en la consola de administración de G Suite de su dominio como usuario administrador utilizando el formato firstname.lastname@yourdomain.com

2. Desde la página principal de la consola de administración, vaya a Usuarios.

3. Para suspender a Usuario Ejemplo, busque su nombre en la lista de usuarios, haga clic en los tres botones junto a su nombre y elija Suspender usuario en el menú desplegable.

4. Haga clic en Suspender.

En la página de la cuenta de usuario del Usuario ejemplo, un signo de exclamación indica el estado de suspensión de Usuario Ejemplo.

5. Vuelva a la lista principal de usuarios y seleccione el botón Añadir un filtro. Seleccione Status de usuario, seleccione Usuarios suspendidos en la lista desplegable Status de usuario y, a continuación, haga clic en Aplicar.

Eliminar a un usuario en G Suite

1. Inicie sesión en la consola de administración de G Suite de su dominio como usuario administrador utilizando el formato firstname.lastname@yourdomain.com

2. Desde la página principal de la consola de administración, vaya a Usuarios.

3. Pase el ratón por encima de Usuario Ejemplo en la lista de usuarios, haga clic en el icono del menú de tres puntos y, a continuación, seleccione Eliminar usuario en el menú desplegable.

4. Puedes transferir la propiedad de todos los archivos del usuario que quieres eliminar, así no los perderás:

Sólo el contenido de la unidad que es propiedad de un usuario puede transferirse a otro usuario, que se convierte en el nuevo propietario.
Google elimina el contenido que no se transfiere a otro usuario. Los archivos de Google Drive se eliminan al cabo de 20 días. Los activos de la cuenta de marca (como las páginas de Google+) se eliminan inmediatamente si el usuario es el único propietario.
El contenido transferido incluye archivos de todo tipo, no sólo de Google Docs, Hojas, Diapositivas, etc.
5. Introduzca la dirección de correo electrónico del usuario al que va a transferir toda la información de la cuenta que va a eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Cuando se transfieren los datos y se elimina la cuenta, G Suite envía un correo electrónico a los contactos que ha configurado en el Perfil de la empresa y, a continuación, en el Perfil y, a continuación, en la Información de contacto.

Puede restaurar una cuenta recientemente eliminada durante un máximo de 20 días. Después de este tiempo, las cuentas eliminadas no se pueden recuperar.

6. Vuelva a la lista de usuarios y confirme que el usuario eliminado ya no está en la lista. Busque el usuario en la barra de búsqueda de usuarios. Deberías ver el resultado: No hay resultados que mostrar.

7. Comprueba tu cuenta de Admin Gmail para ver el correo electrónico enviado. Debe tener esta línea de asunto: La eliminación de “usuario X” ha sido un éxito.

Recuperar un usuario eliminado en G Suite

1. Inicie sesión en la consola de administración de G Suite de su dominio como usuario administrador utilizando el formato firstname.lastname@yourdomain.com

2. Desde la página principal de la consola de administración, vaya a Usuarios.

3. Encima de la lista Usuarios, haga clic en Agregar un filtro y seleccione Eliminado recientemente.

Nota: Si tienes varias organizaciones en tu dominio, los usuarios eliminados de la organización de nivel superior pierden los detalles de su organización y se trasladan a la organización de nivel superior.

4. Localice al usuario que ha eliminado en la lista y marque la casilla junto a su nombre.

Si el nombre de un usuario eliminado no está en esta lista, la cuenta se ha eliminado completamente y ya no se puede restaurar.

5. Haga clic en Recuperar para restaurar la cuenta de usuario y elija la organización en la que desea ubicarlo.

Nota: Sólo puede restaurar un usuario a la vez.

Si la restauración de la cuenta se realiza correctamente, es posible que aparezca un mensaje de banner similar a “Se ha iniciado la restauración de la cuenta del usuario; espere 2 horas para que se lleve a cabo la restauración completa de la cuenta”.

Es posible que el usuario tarde algún tiempo en volver a ser visible en la lista de usuarios.

Si un usuario estaba suspendido en el momento en que se eliminó la cuenta, por ejemplo, al transferir la propiedad de los archivos de un usuario, el usuario seguirá estando suspendido después de que se restaure la cuenta.

6. Haga clic en el botón Agregar un filtro y seleccione Suspendido en la lista desplegable Estado de usuario.

7. Restaura la suspensión y vuelve a poner a usaurio en la lista de usuarios Activos:

En la lista de usuarios suspendidos, busque y haga clic en el nombre de usuario suspendido.
En la página de la cuenta de usuario, haz clic en el signo de exclamación y selecciona Reactivar.

Nota: Cuando restaura usuarios eliminados después de transferir la propiedad de sus archivos a otros usuarios, los usuarios restaurados no adquieren automáticamente la propiedad de sus archivos antiguos. En su lugar, sólo pueden editar los archivos que antes poseían.

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